Convention Terminus Ludi : débriefing, leçons et astuces


Le 4ème festival des jeux a abrité la convention Terminus Ludi IV du 15 au 16 novembre à Rennes et a accueilli plus de 650 personnes, et du public nouveau (hors rôlistes habituels). Quelles astuces et leçons peuvent être tirées de cette organisation ? A quelles portes frapper pour obtenir des subventions ? Sur quoi asseoir sa notoriété ? Voici ce que cet article permet de découvrir.

L'historique du collectif Terminus Ludi, vu de l'extérieur, est disponible à http://www.assorennes.org/Terminus-Ludi-IV-Salon-des-jeux-de . On y explique comment des conventions de 2 associations liées au JdR se sont réunies, et au fil des années se sont adressées à d'autres clubs de jeux, pour arriver à un collectif de 38 associations !

p align="center">

Communication réussie;

http://terminus.ludi.numerimoire.net/index.php/Accueil est un site exemplaire sur la communication web de votre convention : comment créer des pages belles et un site bien conçu avec un wiki…

- Plus de 50 sites Internet annoncent et citent l'événement ; et une interview sur les activités du Festival de Jeux a été publiée dans Ouest-France du 15/11.

http://terminus.ludi.numerimoire.net/index.php/Reportages_-_Terminus_Ludi_IV le compte-rendu du festival: là aussi, une communication exemplaire.

On y lit les nouveautés 2008: la taverne médiévale (ambiance et incitation à tester les jeux), la présentation du Trollball, des expositions de figurines et la participation de nouveaux clubs.

Le public a aimé "les costumes, le visuel, la découverte de jeux de plateau et des figurines comme Star wars"; "la taverne médiévale"; "la répartition des jeux et des initiations par âge";"question pour un champion, c'était super"; "les enfants ont trouvé super les jeux surdimensionnés"; "la garderie pour les enfants et la prise en charge par la maison de quartier"; "l'accueil par les bénévoles"; "les magasins sont sympas et professionnels"; "nos enfants ont adoré découvrir les grandeurs natures".

Le public en redemande pour "plus de soirée-enquêtes" ; "une démonstration du Trollball" ; "plus d'animateurs "; "qu'il y ait aussi la belote et le tarot"; "connaître les endroits pour aller faire des grandeurs natures".

Interview de Jérôme Chabrol, Correspondant Local de la FFJDR et chargé de la mise à jour du bottin des clubs.

-  Jérôme, la question la plus importante pour un club qui a besoin de sous pour sa convention : comment avez vous obtenu une subvention?
Terminus ludi est une manifestation de jeux au sens large. Les jeux de simulations pesaient 60% de la manifestation mais nous avions d'autres activités comme les échecs, le go, Questions pour un champion etc.

L'objectif de la manifestation était d'être GRATUITE et de faire DECOUVRIR le jeu.

Elle se déroulait dans une maison de quartier de la ville de Rennes ; et présenté sous la forme " j'anime la vie d'un quartier durant un week-end ".

Elle s'adressait en gros a la jeunesse (au sens ministériel je dirais, cf. jeunesse et éducation populaire) et aux familles, et pas seulement aux gamers et rôlistes purs et durs.

Et c'était un événement inter-associatif qui débouchait sur la création d'une structure associative.

Ça a été l'occasion de faire découvrir des nouveaux jeux au public, faire se rencontrer différentes associations, prendre le temps de discuter, connaître les activités ludiques des maisons de quartier et d'associations bretonnes.

C'est cet argumentaire qui a pesé pour obtenir la subvention.

Un autre volet de poids, c'est que parmi les organisateurs, il y a des associations qui ont 20 ans d'existence. Et qui sont connues dans le paysage ludique et associatif rennais. Au sein de ses associations, des administrateurs sont au conseil associatif de la ville de Rennes. Ceci permet d'être connu et reconnu de la part de nos élus. Et d'avoir les compétences pour rédiger et présenter des budgets au bon format comptable et remplir correctement les dossiers de subventions. Ce qui n'est pas une mince affaire puisque depuis plusieurs années on constate une forte structuration des demandes de subventions, et les administrations commencent à demander des documents comptables au bon format, des budgets prévisionnels, etc.

L'obtention de la subvention repose donc pour moi, à 75% sur le projet et à 25% sur le relationnel.

A noter que c'est la deuxième année que nous sommes subventionnés, mais pas sur les même lignes. A Rennes il y a plusieurs types de lignes budgétaires :

- La première année nous avons obtenu une subvention de " soutien à première manifestation ".

- Cette année nous avons obtenus une " subvention de pérennisation ".

- Et nous sommes en train de préparer un dossier de " subvention triennale de pérennisation " ; qui engage le soutien de la Ville pendant 3 ans, et fait un bilan au bout de 3 ans.

La subvention n'est payée qu'après le festival. La FFJDR, sollicitée, a avancé des fonds. La FFJDR a également participé avec des lots et en nous faisant de la pub.

Le Festival de Jeux a reçu la visite d'une élue de quartier ainsi qu'une déléguée du Conseil Général.


- comment avez vous obtenu des sponsors?

Par relations, comme beaucoup de choses dans la vie.

La Maison de Quartier Francisco Ferrer nous a fait cadeau de la location (d'une valeur de plus de 1300 euros) mais deux associations du collectif dont partie de la Maison de Quartier.

Un copain qui ouvre une activité de studio de création a pris en charge l'affiche et les tracts, de A à Z : création, maquettage, recherche d'imprimeurs et gestion de l'impression avec optimisation de l'impression. Et il m'a fait un prix. Dans son cas je lui ai demandé de chiffrer la prestation sans prix d'ami, et de mentionner la "réduction exceptionelle" accordée.

L'intérêt est de présenter des partenaires privés aux élus. En effet, les partenaires publics te subventionnent jusqu'a un certain point, 50% par exemple dans le cas de la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports. Donc valoriser un mécénat privé de façon comptable, permet d'augmenter la ligne " partenariat privé ", et de baisser mécaniquement la part de la subvention publique. Ce qui te rend plus crédible vis-à-vis de l'administration quand tu présente ton budget. Et les organismes publics apprécient le fait que tu te bouges pour impliquer des acteurs économiques locaux par le biais de partenariats.

En gros si tu regardes bien en France actuellement, il y a un effort d'assainissement des dépenses des structures publiques, donc ces structures sont très vigilantes sur l'utilisation de leurs fonds, et ne financent que ce qui le vaut...

Les partenaires sont cités en ligne toute l'année, à http://terminus.ludi.numerimoire.net/index.php/Les_organisateurs_-_Terminus_Ludi_IV


- quelle a été l'évolution de Terminus Ludi ces dernières années?

Bonne : Nous sommes passés d'une convention de 60 rôlistes à un événement grand public de 650 personnes.

Le tournant c'était il y a deux ans pour TL3, lorsque Enfer et Contre Tout a proposé une manifestation inter-associative.


- qu'est-ce que cette histoire de "auberge ratée"? Et qu'a-t-il manqué pour la réussir? ;-)

C'est une animation qui n'a pas été réellement médiévale. En fait nous étions plus une buvette costumée, mais nous ne pensons plus en faire. Peut être un effort sur la décoration en investissant plus.

Par contre financièrement c'est un fiasco ….


- quels conseils et astuces souhaitez-vous partager?

Et bien cela dépend ; dans le cadre de TL4 c'est un festival multi jeux, qui a pour vocation de faire découvrir et pratiquer le jeu. Au début du festival nous ne souhaitions pas avoir des activités comme les échecs et le go. Notre base était JdR, jeux de plateaux et soirées-enquêtes, mais avec du recul les activités de jeux standards drainent du public. Et dans ce public nous avons pu faire quelques initiations de Jeux de Rôles, chose que nous n'aurions peut être pas pu faire sur une convention classique.

Par contre, se tourner vers le grand public entraîne un recul de la fréquentation des rôlistes, et nous planchons sur une solution pour accroître ce public qui était absent le soir.

Autre point important : si votre public est la famille, c'est un public qui consomme peu en buvette ; du moins pas de sandwichs. C'est une donnée très importante à prendre en compte si vous ne voulez pas vous ruiner en nourriture non consommée.

 

 

(c) FFJdR