Règlement Intérieur de la Fédération Française de Jeux de Rôle : Fédération Française de Jeux de Rôle

Voté en Conseil d’Administration le 21 octobre 2011.

Abréviations utilisées :

- FFJDR : Fédération Française de Jeux de Rôle

- AG : Assemblée Générale

- CA : Conseil d’Administration

- RI : règlement intérieur

Titre Premier – BUT ET COMPOSITION DE L’ASSOCIATION

Section 1 : Objet et siège social, moyens, éthique

Article R1 : Objectifs de la Fédération

La FFJdR s’interdit d’être à l’origine ou d’accompagner seule des initiatives en matière de:

1. Grandeur nature, soirées enquête (murder party), reconstitutions historiques, paintball, airsoft, Killer, qui relèvent de la Fédération Française de Jeu de Rôle Grandeur Nature (FédéGN),

2. Jeux de guerre, de figurines, d’histoire, qui relèvent de la Fédération Française de Jeu d’Histoire (FFJH),

3. Jeux de plateau, de société, de cartes, à collectionner,

4. Jeux vidéo, électroniques, informatiques, en ligne, sur mobiles.

Elle s’engage donc à rediriger vers les Fédérations concernées, si elles existent, tout contact concernant au moins en partie ces formes de jeu. En revanche, compte tenu des liens étroits qui existent entre les diverses formes de jeu, elle doit être informée de tous travaux et développement communs avec ces formes de jeu, par exemple dans le cas de jeux situés dans un même univers historique ou imaginaire, et peut y participer si elle le souhaite.

Par tradition, la Fédération traite les livres-jeux.

Les jeux qu’elle traite peuvent être pratiqués par tout média, y compris correspondance, courrier électronique, forum, messagerie instantanée, etc., en temps réel ou différé.

Elle peut étendre son champ d’action aux applications para-ludiques du jeu sur table (pédagogie, formation, gestion d’équipe, management, animation, travail social…). Toutefois, elle s’interdit toutes applications thérapeutiques dans le domaine psychiatrique.

La Fédération a son siège social à la Maison des Associations du 15è Arrondissement, au 22 rue de la Saïda, 75015 PARIS.

La Fédération ne s’occupe nullement de jeux d’argent et de pari.

Section 2 : Composition de la Fédération

Sous-section 1 : La qualité de membre

1. Les cotisations sont versées pour 12 mois consécutifs et ne s’éteignent pas à la fin de l’exercice annuel de la Fédération. L’adhésion s’entend du 1er du mois en cours au dernier jour du mois précédent l’année suivante

2. Les pièces à fournir pour les associations sont:

· - composition du bureau certifiée conforme par deux membres du bureau,

· - exemplaire des statuts déposés en Préfecture,

· - photocopie du Journal Officiel publiant l’association,

· - extrait de délibération de l’organe de l’association ayant décidé de l’adhésion.

3. Les pièces à fournir pour les professionnels sont:

· Inscription au registre du commerce.

Sous-section 2 : La perte de la qualité de membre

1. En cas de faute grave telle que décrite à l’article 8 des statuts, le Président de la Fédération, ou son délégué à cet effet, adresse par lettre recommandée au membre incriminé, l’exposé des motifs de la radiation envisagée et l’invite à fournir des explications par écrit. Cette lettre est envoyée au moins 21 jours avant la réunion du CA devant examiner les griefs.

2. Les explications du membre actif doivent être adressées au Président de la Fédération, par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard 5 jours francs avant la date du CA.

3. Les administrateurs peuvent poser des questions, entendre des témoins éventuels, recevoir toutes formes de preuves ou éléments propres à éclairer le débat. Les débats sont publics sauf décision expresse du Conseil.

4. En cas d’appel de la décision du Conseil d’Administration dans les temps impartis, l’affaire sera évoquée à la prochaine Assemblée Générale. Dès réception de la demande d’appel, le Président de la Fédération inscrit l’affaire à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale la plus proche.

5. Chaque membre doit recevoir un exemplaire des conclusions des parties et la décision du Conseil d’Administration avec la convocation.

6. Si le Président de séance se trouve être une partie au litige, il sera remplacé jusqu’à la fin du traitement de l’affaire par le membre le plus âgé non impliqué dans le litige.

7. Le Président de séance donne la parole au demandeur puis au défendeur. L’échange continue tant que le Président de séance juge nécessaire. Dans tous les cas le défendeur doit avoir la parole en dernier.

8. Une fois les débats clos, les parties prenantes à l’affaire se retirent. L’Assemblée Générale délibère souverainement. Le Président fait voter sur l’annulation ou la confirmation de la décision du Conseil.

Titre II – ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Section 1 : L’Assemblée Générale

Article R2 – La convocation

1. Lorsque la demande de réunion d’une Assemblée Générale est à l’initiative de membres, leur demande est signée des membres en question et adressé au Président de la Fédération. Le Président doit alors organiser la tenue d’une Assemblée Générale dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande.

2. La convocation à l’Assemblée Générale doit comporter au moins les éléments suivants :

- Une date de convocation assortie d’une adresse et d’une heure de réunion;

- Un ordre du jour ;

- Un bilan financier (pour l’AG annuelle uniquement);

- Un bilan moral (pour l’AG annuelle uniquement);

- Un budget prévisionnel (pour l’AG annuelle uniquement) ;

- Une liste des candidats à des postes d’administrateurs ainsi que leur profession de foi (pour l’AG comprenant une élection uniquement) ;

- Les conclusions du défendeur et du demandeur lors du traitement d’une affaire disciplinaire par l’Assemblée Générale.

3. Les représentants des personnes morales devront fournir au secrétaire un justificatif de leur qualité. De plus, les votes des personnes morales représentées seront comptabilisés à part des votes individuels de leurs représentants.

Article R3 – Le vote par correspondance

1. Conformément à l’article 13 des Statuts, le vote par correspondance est autorisé.

2. Le membre devra remplir le formulaire de vote et le placer dans une enveloppe. Cette dernière, affranchie au tarif en vigueur, devra comporter obligatoirement au verso, sous peine de nullité du vote, le nom, l’adresse du votant, la motion «vote pour l’AG du» et la date, afin d’enregistrer son scrutin et de décompter correctement sa ou ses voix. Elle doit être envoyée à l’adresse du Secrétaire de la Fédération au plus tard la veille du début de l’Assemblée Générale.

3. Pour les votes à bulletin secret, il a lieu sous enveloppe double. Le bulletin de vote est placé dans une enveloppe, scellée et ne portant aucun signe de reconnaissance. Cette enveloppe est placée dans une autre enveloppe qui obéit aux mêmes règles qu’expliqués au point 2.

Article R4 – téléprésence

Un membre peut assister à l’AG en usant de technologies de téléprésence (conférence téléphonique ou vidéo…). Il est considéré comme présent s’il entend et est entendu clairement de l’ensemble des autres participants. Dans le cas contraire, il lui faut, au besoin de façon instantanée par courrier électronique, émettre un vote par correspondance ou donner procuration à un membre présent.

Article R5 – Le vote par procuration

1. Conformément à l’article 13 des statuts, le vote par procuration est autorisé.

2. Le membre absent doit délivrer à son procurateur une lettre ou tout autre support signé et daté du jour où il a transmis la procuration. Un double doit être envoyé au Secrétariat de la Fédération. Le procurateur doit pouvoir justifier de son pouvoir le jour de l’Assemblée Générale.

3. Nul ne peut donner procuration à un membre votant par correspondance. Dans le cas où un membre qui aurait donné procuration, aurait aussi voté par correspondance, sa procuration sera considérée comme nulle, si son vote par correspondance est reçu avant la réunion de l’Assemblée Générale.

Article R6 – Les votes à bulletin secret

1. Lors d’un vote à bulletin secret, le Président de l’Assemblée Générale fait un appel à au maximum deux scrutateurs. Si plus de deux personnes se présentent, un vote à main levé est effectué sur le champ. Le Secrétaire dépouille les bulletins et peut les revérifier en cas de besoin. Le Président note les résultats au fur et à mesure. Les scrutateurs vérifient les bulletins et peuvent recompter les votes à la fin de la procédure.

2. Avant le dépouillement, le Secrétaire place les enveloppes contenant les votes par correspondance dans la même urne que les autres.

Article R7 – Les votes nuls et litigieux

4. Sont déclarés nuls les bulletins portant des signes de reconnaissance, les bulletins contenus dans des enveloppes non conformes ou portant des signes de reconnaissance, les bulletins déchirés, les bulletins rédigés sur des formules non conformes à celles fournies par la Fédération, les bulletins contenus dans des enveloppes comportant plusieurs bulletins avec des votes différents.

5. Le bureau de l’Assemblée Générale est habilité à décider de la validité des bulletins litigieux.

Article R8 – Responsabilité du Conseil d’Administration

1. La demande de convocation d’une AG tel qu’elle est définie à l’article 17 des statuts doit comporter les noms, prénoms et signatures des membres représentants au moins le quart des voix de l’Assemblée Générale.

2. La demande doit être transmise au Secrétaire de la Fédération par tous moyens.

Section 2 : Le Conseil d’Administration

A titre indicatif, voici les postes actuellement prévus au sein du CA. Le document détaillant ces postes sera joint à l’appel à candidatures aux postes d’administrateurs en prévision de l’AGO du 30/01/10.

Rôle	Type
Président	Bureau
Secrétaire	Bureau
Trésorier	Bureau
Coordonnateur presse	Coordination communication
Coordonnateur électronique	Coordination communication
Coordonnateur audiovisuel	Coordination communication
Interlocuteur Institutions et Grand Public	Interlocution milieu
Interlocuteur Individuels	Interlocution milieu
Interlocuteur Associations	Interlocution milieu
Interlocuteur Professionnels	Interlocution milieu

De même, voici l’état actuel des postes d’adjoint identifiés – rappelons que la majorité d’entre eux n’est pas pourvue.

Rôle	Adjoint du:
Administration	Secrétaire
Comptabilité	Trésorier
Rédacteur en chef de la Lettre	Coordonnateur presse
Animateur des partenariats presse	Coordonnateur presse
Responsable recherche rôliste	Coordonnateur presse
Responsable veille presse	Coordonnateur presse
Webmestre	Coordonnateur électronique
Responsable veille Web	Coordonnateur électronique
Chef des modérateurs du forum	Coordonnateur électronique
Animateur des partenariats web	Coordonnateur électronique
Animateur des partenariats audiovisuels	Coordonnateur audiovisuel
Responsable veille audiovisuelle	Coordonnateur audiovisuel
Conservation du patrimoine rôliste	Interlocuteur Institutions et Grand Public
Recherche de subventions publiques	Interlocuteur Institutions et Grand Public
Responsable découverte	Interlocuteur Institutions et Grand Public
Responsable lobbying	Interlocuteur Institutions et Grand Public
Chef des correspondants régionaux	Interlocuteur Associations
Animateur des partenariats professionnels	Interlocuteur Professionnels

Article R9 – La téléprésence

1. Un Administrateur peut assister au Conseil d’Administration en usant de technologies de téléprésence (conférence téléphonique ou vidéo…). Il est considéré comme présent s’il entend et est entendu clairement de l’ensemble des autres participants. Dans le cas contraire, il lui faut, au besoin de façon instantanée par courrier électronique (lequel sera annexé au PV), donner procuration à un membre présent.

Article R10 – procurations

[néant]

Article R11 – Convocation

1. Conformément à l’article 25 des Statuts, le quart des administrateurs peut demander la tenue d’un Conseil d’Administration. La demande est signée des membres du Conseil d’Administration et adressé au Président de la Fédération qui doit convoquer le Conseil d’Administration dans un délai d’un mois à compter de sa réception et inscrire toute demande spécifique à l’ordre du jour.

Article R12 – La perte du mandat d’administrateur

1. Si au moins la moitié des membres du CA constatent les manquements graves cités à l’article 23 des statuts, elle peut mettre à l’ordre du jour de la prochaine réunion de CA un vote de révocation de l’intéressé.

2. Le Secrétaire tiendra un dossier des pièces présentées à l’appui de la demande de révocation: copies de messages, constats d’absence aux réunions, etc.)

3. L’intéressé (le Président ou le mandataire social pour une personne morale) est préalablement appelé à fournir des explications par écrit au moins 21 jours avant la réunion du CA devant examiner sa révocation.

4. Ces explications sont adressées en retour au Président de la Fédération par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard 5 jours francs avant la date du CA.

5. Pour être valable, le vote de révocation nécessite qu’au moins la moitié des Administrateurs soient présents, représentés ou votent par correspondance.

6. Les administrateurs peuvent poser des questions, entendre des témoins éventuels, recevoir toutes formes de preuves ou éléments propres à éclairer le débat. Les débats sont publics sauf décision expresse du Conseil.

7. Le vote de révocation nécessite l’accord des deux tiers des membres du CA et entraîne pour le membre incriminé l’exclusion du CA.

8. Le suppléant de l’Administrateur sortant devient titulaire en ses lieux et place, sauf avis contraire du CA.

9. Suite à un vote de révocation, le Secrétaire fait parvenir le plus tôt possible à la dernière adresse connue de l’administrateur et par lettre avec Accusé de Réception, une copie du procès-verbal du vote de révocation.

10. En cas d’appel en Assemblée générale, il est instruit comme un appel d’une décision de radiation d’un membre (sous-section 2.4 à 2.8)

Section 3 : Le Bureau

[néant]

Section 4 : Les adjoints administrateurs

Article R13 – Adjoint et suppléance des membres hors Bureau

Lorsque les adjoints sont assez nombreux, le Conseil désigne parmi eux un suppléant pour chaque Administrateur non membre du Bureau de façon à assurer la continuité du Conseil en cas de défaillance d’un de ses membres. La prise de fonction d’un suppléant doit être ratifiée lors de la réunion du Conseil qui suit la défaillance du titulaire, puis lors de l’AG qui suit.

Section 5 : Les commissions

Article R14 – Création

1. En application de l’article 34 des Statuts, le Conseil d’Administration peut créer des commissions afin de l’assister dans son travail.

2. Lorsque le Conseil d’Administration souhaite créer une commission, il arrête les éléments suivants :

- Une feuille de route indiquant au moins le sujet, l’étendue, les échéances et l’objectif de la commission. Y sera également indiqué la durée de la commission, qui peut-être sans durée déterminée, ainsi que la forme du rapport final ou d’étape.

- Le nom du Président de ladite commission qui peut être un membre actif ;

- Une liste éventuelle de personnes dont est composé la commission. En son absence, le Président de la commission pourra la compléter de lui-même en informant le Conseil d’Administration ;

3. Le Conseil d’Administration peut modifier la feuille de route en cours de fonctionnement de la commission en concertation avec le Président de la commission.

Article R15 – Fonctionnement

1. Hors indications expresses du Conseil d’Administration au sein de la feuille de route, le Président de la Commission est libre d’organiser comme il le souhaite son travail.

2. Il peut avoir recours à tous les outils de communication et de télécommunication à sa disposition. Il peut s’adjoindre l’aide d’un ou plusieurs membres de la commission dans l’organisation et la rédaction du document final. Le document final sera cependant toujours signé de sa main.

Article R16 – Dissolution de la commission

Lorsque la commission arrive au terme de sa durée ou est dissoute par le Conseil d’Administration avant son terme, elle cesse toute existence juridique. Le Président de la commission devra alors remettre un document final au Conseil d’Administration dans un délai fixé par ce dernier.

Section 6 : Les relais

Article R17 – Nomination

1. Les relais de la Fédération sont les correspondants régionaux, les modérateurs du forum, les meneurs de jeu habilités découverte, les rédacteurs de la Lettre et tous autres rôles décrits au présent règlement.

2. Tout membre actif peut demander à acquérir le statut de relais en adressant par tous moyens au CA son identité, ses coordonnées et une profession de foi similaire à celle d’un candidat au CA. Les candidats peuvent être mineurs. Ils ne peuvent être par ailleurs administrateurs ou représentants d’un administrateur personne morale.

3. Le CA décerne souverainement le statut de relais dans un délai d’un mois.

Article R18 – Mission

1. Les relais sont soumis à une charte annexée au présent règlement

2. Un relais peut entreprendre des activités exclues à l’article 1 du présent règlement. Son statut de relais n’est pas remis en cause mais il ne peut s’en prévaloir dans le cadre de ces activités.